Anforderungsprofil erstellen: Muss, Kann und was weg kann

Die meisten Anforderungsprofile entstehen unter Zeitdruck. Jemand kündigt, die alte Stellenbeschreibung wird aus dem Ordner geholt, der Fachbereich ergänzt ein paar Punkte, die Personalabteilung noch ein paar, und am Ende steht eine Liste mit fünfzehn Anforderungen. Jede einzelne klingt vernünftig. Zusammen beschreiben sie eine Person, die es auf dem Markt kaum gibt. Die Stelle bleibt offen, und irgendwann heißt es, es gebe eben keine Fachkräfte. Oft liegt das Problem aber schon in diesem ersten Dokument.

Erst die Aufgabe, dann die Person

Ein gutes Anforderungsprofil beginnt nicht mit Eigenschaften, sondern mit Arbeit. Schreiben Sie auf, was die neue Person in den ersten zwölf Monaten konkret erledigen soll. Nicht „Verantwortung für die Buchhaltung“, sondern: Monatsabschluss für zwei Gesellschaften bis zum fünften Werktag, Umstellung der Kreditorenbuchhaltung auf ein neues Programm, Ansprechpartnerin für den Steuerberater. Erst aus diesen Aufgaben leiten Sie ab, welche Fähigkeiten wirklich nötig sind. Alles, was sich nicht auf eine konkrete Aufgabe zurückführen lässt, ist ein Kandidat für die Streichliste.

• Welche drei bis fünf Aufgaben machen den Großteil der Arbeitszeit aus?
• Welches Ergebnis soll nach sechs und nach zwölf Monaten sichtbar sein?
• Mit wem arbeitet die Person täglich zusammen, intern und extern?
• Was hat bei der Vorgängerin oder beim Vorgänger gut funktioniert, was nicht?
• Was muss die Person vom ersten Tag an können, und was lernt sie bei Ihnen?

Muss-Kriterien: wenige, harte, begründete

Ein Muss-Kriterium ist eine Anforderung, ohne die eine Person die Aufgabe tatsächlich nicht erledigen kann, auch nicht nach einer vernünftigen Einarbeitung. Dazu gehören formale Voraussetzungen wie eine Berufszulassung, ein bestimmter Führerschein oder eine gesetzlich vorgeschriebene Qualifikation, aber auch fachliche Kerne, die sich nicht in drei Monaten aufbauen lassen. Die Faustregel aus der Praxis: Mehr als drei bis fünf echte Muss-Kriterien hält kaum eine Stelle aus. Jedes weitere schneidet den Kreis der möglichen Bewerber weiter ab, meist ohne dass es jemand bewusst entschieden hat.

Prüfen Sie jedes Muss-Kriterium mit einer einfachen Frage: Würden Sie eine Bewerberin ablehnen, die alles andere hervorragend mitbringt, aber genau diesen Punkt nicht? Wenn die ehrliche Antwort Nein lautet, ist es kein Muss. Besonders häufig fallen dabei Jahresangaben durch. Fünf Jahre Berufserfahrung sagen wenig darüber, ob jemand die konkrete Aufgabe beherrscht. Drei Jahre in genau dem richtigen Umfeld können mehr wert sein als acht Jahre in einem ganz anderen.

Kann-Kriterien: das Feld für die Auswahl

Kann-Kriterien sind Anforderungen, die eine Bewerbung stärker machen, aber keine ausschließen. Branchenkenntnis, ein bestimmtes Programm, eine Fremdsprache für gelegentliche Telefonate, Erfahrung mit einem ähnlichen Projekt. Sie helfen später beim Vergleich zwischen mehreren geeigneten Personen. Wichtig ist, sie als solche zu kennzeichnen, und zwar intern wie in der Anzeige. Viele gute Leute bewerben sich nicht, wenn sie drei von zehn Punkten nicht erfüllen, weil sie die Liste als Pflichtprogramm lesen.

Lernbar oder nicht lernbar

Eine zweite nützliche Trennung verläuft zwischen dem, was man in einigen Wochen lernt, und dem, was man mitbringen muss. Ein Warenwirtschaftssystem, interne Abläufe oder die Produktpalette lernt eine fähige Fachkraft bei Ihnen. Sorgfalt, ein Grundverständnis der Materie oder die Fähigkeit, mit schwierigen Kunden ruhig zu bleiben, eher nicht. Wer seine Einarbeitung ernst nimmt, kann bei lernbaren Punkten großzügiger sein und öffnet die Stelle für Quereinsteiger oder Menschen aus Nachbarbranchen. Das ist oft der schnellste Hebel, wenn eine Suche stockt.

Weiche Faktoren konkret beschreiben

Teamfähig, belastbar, kommunikationsstark: Diese Wörter stehen in fast jedem Profil und helfen niemandem. Sie lassen sich weder in einer Anzeige glaubhaft vermitteln noch im Gespräch sauber prüfen. Beschreiben Sie stattdessen die Situation. „Sie stimmen sich wöchentlich mit Vertrieb und Produktion ab, auch wenn beide gegensätzliche Termine wollen“ sagt mehr als „kommunikationsstark“. Aus solchen Sätzen lassen sich später auch gute Interviewfragen ableiten, und die Bewerber wissen, worauf sie sich einlassen.

Rechtlich sauber formulieren

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet Benachteiligungen etwa wegen Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion oder Behinderung. Ein Anforderungsprofil sollte deshalb keine Merkmale enthalten, die darauf zielen. Formulierungen wie „junges, dynamisches Team“ oder „Muttersprache Deutsch“ haben in der Vergangenheit immer wieder zu Streit geführt. Beschreiben Sie, was fachlich gebraucht wird, etwa „sichere Deutschkenntnisse für die Kundenkorrespondenz“. Im Zweifel lohnt sich ein kurzer Blick einer arbeitsrechtlichen Beratung auf Anzeige und Profil.

Gehalt und Profil müssen zusammenpassen

Je mehr Muss-Kriterien, desto kleiner die Zielgruppe und desto höher der Preis, den diese Menschen auf dem Markt erzielen. Ein Profil mit Spezialwissen, Führungserfahrung und Branchenhintergrund lässt sich nicht zum Gehalt einer Einstiegsposition besetzen. Legen Sie Anforderungsprofil und Budget deshalb nebeneinander, bevor die Suche beginnt. Oft ist die ehrlichere Lösung, zwei Anforderungen zu streichen, statt das Budget zu erhöhen, oder umgekehrt bewusst mehr zu zahlen, weil genau diese Kombination gebraucht wird.

Nach zwei Wochen Suche einmal nachschärfen

Ein Anforderungsprofil ist eine Hypothese über den Markt. Ob sie stimmt, zeigt sich an den ersten Rückmeldungen. Kommen kaum Bewerbungen, sind die Muss-Kriterien meist zu eng oder das Gehalt zu niedrig. Kommen viele, aber die falschen, fehlt Schärfe bei den Aufgaben. Planen Sie deshalb von Anfang an einen festen Termin ein, an dem Fachbereich und Personalabteilung gemeinsam auf die ersten Profile schauen und entscheiden, was sich ändern muss. Bei Talnovia steht am Anfang jeder Suche ein ausführliches Briefing zu Rolle, Team und Kultur, genau um diese Fragen früh zu klären.