Resturlaub zum Jahresende: Verfällt er wirklich?

Ab November taucht in vielen Teams dieselbe Frage auf: Wer hat noch wie viele Tage übrig, und was passiert mit ihnen am 31. Dezember? Manche Führungskräfte drängen dann auf schnelle Planung, andere sagen gar nichts, und nicht wenige Beschäftigte gehen davon aus, dass übrige Tage einfach verschwinden. Ganz so einfach ist es nicht. Die Rechtsprechung hat in den vergangenen Jahren deutlich gemacht, dass Urlaub nur unter bestimmten Bedingungen verfällt, und die meisten davon liegen beim Arbeitgeber.

Der Grundsatz: Urlaub gehört ins laufende Jahr

Das Bundesurlaubsgesetz geht davon aus, dass Urlaub im Kalenderjahr genommen wird, in dem er entsteht. Er dient der Erholung, und die soll nicht auf unbestimmte Zeit verschoben werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr sieht das Gesetz nur vor, wenn dringende betriebliche Gründe oder Gründe in Ihrer Person das rechtfertigen, zum Beispiel ein Projektabschluss, der keine Abwesenheit zuließ, oder eine Krankheit im Dezember. Übertragener Urlaub muss dann in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, also bis Ende März. Viele Arbeits- und Tarifverträge sind großzügiger und erlauben längere Übertragungen. Ein Blick in den eigenen Vertrag lohnt sich deshalb vor jeder Diskussion.

Die Hinweispflicht: ohne Warnung kein Verfall

Entscheidend ist ein Punkt, den der Europäische Gerichtshof und das Bundesarbeitsgericht in den vergangenen Jahren klargestellt haben. Ihr gesetzlicher Mindesturlaub verfällt nur, wenn Ihr Arbeitgeber Sie vorher in die Lage versetzt hat, ihn zu nehmen. Er muss Sie rechtzeitig und konkret darauf hinweisen, wie viele Urlaubstage Sie noch haben, dass Sie diese im laufenden Jahr nehmen sollen und dass sie sonst verfallen können. Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag oder ein Aushang am Schwarzen Brett im Januar reicht dafür in aller Regel nicht. Hat der Arbeitgeber diesen Hinweis nicht gegeben, bleibt der Urlaub bestehen und wird ins neue Jahr mitgenommen.

• Der Hinweis sollte Ihren persönlichen Resturlaub nennen, ein allgemeiner Verweis auf Fristen genügt nicht.
• Er muss so früh kommen, dass Sie den Urlaub realistisch noch nehmen können.
• Er sollte klar sagen, dass nicht genommener Urlaub verfallen kann.
• Eine E-Mail oder ein Schreiben ist für beide Seiten besser als ein Satz im Flurgespräch.
• Bei der Lage des Urlaubs zählen Ihre Wünsche mit, solange keine dringenden betrieblichen Gründe dagegen sprechen.

Heben Sie solche Mitteilungen auf, genauso wie Ihre Urlaubsanträge und die Übersichten auf der Lohnabrechnung. Wenn später Streit entsteht, ist die Frage, wer wann was wusste, der Kern der Sache. Ohne Hinweis sammelt sich Urlaub unter Umständen über Jahre an. Auch die sonst übliche Verjährung von drei Jahren beginnt nach der Rechtsprechung erst zu laufen, wenn der Arbeitgeber seine Hinweispflicht erfüllt hat.

Gesetzlicher Mindesturlaub und vertraglicher Mehrurlaub

Das Gesetz sichert bei einer Fünf-Tage-Woche mindestens zwanzig Urlaubstage im Jahr. Viele Arbeitsverträge sehen deutlich mehr vor. Für diese zusätzlichen Tage dürfen Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag eigene Regeln treffen, etwa einen früheren Verfall. Das funktioniert allerdings nur, wenn der Vertrag klar zwischen gesetzlichem und zusätzlichem Urlaub unterscheidet. Fehlt diese Unterscheidung, gelten für den gesamten Urlaub die gesetzlichen Regeln, samt Hinweispflicht.

Krank im Urlaub oder lange krank

Werden Sie während des Urlaubs krank und lassen Sie sich die Arbeitsunfähigkeit ärztlich bescheinigen, werden diese Tage nicht auf Ihren Urlaub angerechnet. Melden Sie die Krankheit genauso, wie Sie es an einem Arbeitstag tun würden. Wer über lange Zeit krank ist und seinen Urlaub deshalb nicht nehmen kann, verliert ihn nicht am Jahresende. Nach der Rechtsprechung verfällt er in dieser Lage in der Regel erst fünfzehn Monate nach dem Ende des Urlaubsjahres. Die Einzelheiten hängen davon ab, ob Sie im betreffenden Jahr noch gearbeitet haben und ob der Arbeitgeber seinen Hinweis gegeben hat.

Resturlaub beim Jobwechsel

Wer zum Jahreswechsel den Arbeitgeber wechselt, sollte den Resturlaub früh in die Planung einbeziehen. Solange das Arbeitsverhältnis läuft, gilt: Urlaub wird genommen, nicht ausgezahlt. Erst wenn es endet und die Tage nicht mehr genommen werden konnten, wandelt sich der Anspruch in Geld. Oft ist es sinnvoller, den Resturlaub an das Ende der Kündigungsfrist zu legen und so früher frei zu sein. Lassen Sie sich außerdem beim Austritt bescheinigen, wie viel Urlaub Sie im laufenden Jahr schon erhalten haben. Diese Bescheinigung braucht der neue Arbeitgeber, damit Sie nicht versehentlich zu wenig Urlaub bekommen, und damit klar ist, dass derselbe Urlaub nicht doppelt gewährt wird.

Praktisch vorgehen im Herbst

• Prüfen Sie im Oktober oder November Ihren Stand auf der Lohnabrechnung oder im Zeiterfassungssystem.
• Planen Sie übrige Tage früh ein, bevor alle Kolleginnen und Kollegen dieselbe Idee für die Zeit zwischen den Jahren haben.
• Klären Sie Betriebsferien: Sind sie wirksam vereinbart, werden sie auf den Urlaub angerechnet.
• Wenn eine Übertragung nötig ist, halten Sie sie mit Grund und Frist schriftlich fest.
• Denken Sie bei einem geplanten Wechsel an die Urlaubsbescheinigung für den neuen Arbeitgeber.

Resturlaub ist kein Geschenk des Arbeitgebers, sondern Teil Ihres Anspruchs. Wer seinen Stand kennt und ihn rechtzeitig plant, muss sich Ende Dezember keine Gedanken machen. Und wer merkt, dass im aktuellen Job Urlaub seit Jahren nur auf dem Papier existiert, weil nie Zeit dafür ist, hat damit eine ehrliche Antwort auf die Frage, ob die Stelle auf Dauer die richtige ist.