Kunden-Geschichte
„Drei Schlüsselrollen im Marketing in einem Rutsch, ohne dass die Qualität litt.“
E-Commerce-Unternehmen, Berlin · Onlinehandel, 60 Mitarbeitende
3 Einstellungen in 9 Wochen
Die Ausgangslage
Nach der Finanzierungsrunde standen drei Stellen gleichzeitig im Plan: Performance Marketing, CRM und Category Management, alle mit Erwartungsdruck der Investoren im Nacken. Auf die eigenen Anzeigen kamen Hunderte Bewerbungen, aber das Sichten fraß die Zeit des zweiköpfigen People-Teams komplett auf, während Rückmeldungen an Bewerber liegen blieben und der Ruf auf Bewertungsplattformen zu leiden begann. Zwei Fehlbesetzungen im Jahr davor hatten gezeigt, was es kostet, unter Druck die Falschen einzustellen: Beide Trennungen fielen in die Probezeit und warfen die Teams um Monate zurück. Der Gründer wollte deshalb ausdrücklich keine Masse, sondern wenige, geprüfte Kandidaten. Gleichzeitig drängte der Wachstumsplan, denn jede unbesetzte Woche im Performance Marketing kostete messbar Umsatz. Der Zielkonflikt zwischen Tempo und Sorgfalt war das eigentliche Problem, nicht der Bewerbermangel.
Die Zusammenarbeit
Im Briefing wurden für jede Rolle nicht nur Skills definiert, sondern auch die kulturellen Kriterien, an denen die beiden Fehlbesetzungen des Vorjahres gescheitert waren: Eigenständigkeit ohne Konzernstrukturen, Umgang mit direktem Feedback, Tempo eines wachsenden Unternehmens. Talnovia hat pro Rolle maximal vier Profile vorgestellt, jedes vorab im Videocall interviewt und mit einer schriftlichen Einschätzung zu Skills, Gehalt und Teamfit versehen, inklusive der Punkte, die dagegen sprechen könnten. Die Absagen an alle übrigen Bewerber der noch laufenden eigenen Anzeigen übernahm Talnovia respektvoll und zeitnah im Namen des Unternehmens, was das People-Team schlagartig entlastete. Der Gründer sprach am Ende nur noch mit Finalisten, im Schnitt zwei pro Rolle, und konnte sich in diesen Gesprächen auf den kulturellen Eindruck konzentrieren, weil das Fachliche bereits geprüft war. Ein wöchentlicher Abgleich hielt alle drei Suchen synchron, damit die Startdaten der neuen Kollegen zusammenpassten.
Was den Unterschied gemacht hat
Der Hebel war die konsequente Kuratierung statt Masse: maximal vier Profile pro Rolle, jedes vorinterviewt und mit einer ehrlichen Einschätzung versehen, auch zu den Schwächen. Dadurch verlagerte sich die Zeit der Entscheider von der Sichtung Hunderter Unterlagen auf wenige substanzielle Gespräche, und die kulturellen Kriterien aus den früheren Fehlbesetzungen wurden in jedem Vorinterview aktiv geprüft statt dem Zufall überlassen. Tempo entstand nicht durch Hektik, sondern durch den Wegfall der unproduktiven Prozessschritte.
Das Ergebnis
Alle drei Rollen waren nach neun Wochen besetzt, jede mit der Erstwahl des jeweiligen Teams, und alle drei haben die Probezeit ohne Wackeln bestanden. Die Time-to-Hire halbierte sich gegenüber den eigenen Prozessen des Vorjahres, obwohl der Auswahlprozess strenger geworden war. Das People-Team kam zurück zu seinen eigentlichen Aufgaben wie Onboarding und Entwicklung, statt Bewerbungseingänge zu verwalten. Die Bewertungen auf den Arbeitgeberplattformen erholten sich, weil kein Bewerber mehr wochenlang ohne Antwort blieb. Inzwischen läuft auch die Besetzung der Teamleitung Finance über Talnovia.
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